NATURALEZA Y UTILIDAD DE LOS SISTEMAS DE CONTROL DE GESTION EN EMPRESAS AGROPECUARIAS.

Lic.Julio Piris Da Motta*

 

El requerimiento de aumentar eficiencia y competitividad en las Empresas pasa necesariamente por conocer y llevar un estricto control de los costos. Con una situación de creciente competitividad, el control de actividades, la toma de decisiones y la administración detallada requiere un conocimiento acabado de las actividades de la empresa, sus costos, ingresos y rentabilidad.

Llevar registros y manejar sistemas de control de gestión en la empresa ha sido tradicionalmente un problema para una importante proporción de los administradores y empresarios agrícolas, donde muchas iniciativas se han visto frustradas en sus esfuerzos. El origen de esta frustración puede encontrarse en dos aspectos fundamentales.

Primero, tradicionalmente los profesionales del agro no han sido formados en contabilidad, o lo han sido de una forma que se percibe árida y poco relevante para el manejo real de la empresa. Un segundo problema proviene del hecho que la contabilidad es percibida sólo como una obligación tributaria, impuesta por las leyes, pero sin utilidad práctica para la administración real de la Empresa. Esto nace de una percepción limitada y errónea de la función, características y diferencias entre los diferentes tipos de contabilidad en la empresa. Como veremos a continuación, algunos procesos y criterios contables pueden no ser útiles para el administrador de la empresa, pero es completamente posible(¡y necesario!) establecer sistemas de control de gestión, basados en metologias contables, orientados a satisfacer las necesidades de información para la información.

1.1  ¿Qué es la Contabilidad?

En el sentido más amplio, contabilidad no significa otra cosa que “llevar las cuentas”, es decir, tener registros de información, ordenada o procesada de una forma que nos permita hacer análisis y obtener conclusiones.

Todo tipo de información puede ser útil para la administración, pero existen diferentes clases de información. Por ejemplo, saber que se abrió un nuevo mercado para la venta de nuevos productos, o que apareció una nueva plaga en la zona, es información importante, pero no es cuantificable ni monetaria. Asimismo, información cuantificable, tal como el nivel de precipitaciones y temperaturas, que es útil en la gestión agrícola, no es expresada en términos monetarios, por lo cual no se considera información contable.

Sólo la información contable cuantificable expresada en términos monetarios, tal como pago de remuneraciones, compra de activos o ingresos por ventas, es considerada información contable.

CONTABILIDAD FINANCIERA Y CONTABILIDAD DE GESTION

La información contable puede ser tratada y organizada en diferentes formas y utilizando diferentes criterios, de modo de satisfacer diferentes objetivos y necesidades. Por ejemplo, podemos encontrarnos con una maquina o una construcción que ya ha sido depreciada completamente en la contabilidad de la empresa y que, por lo tanto, su valor contable o libro es cero. Sin embargo, se sabe que este activo presta utilidad y si tiene un valor económico positivo. Luego, nos quedamos con la impresión de que la contabilidad no nos da una información relevante. Esto ocurre precisamente por la diferencia en los criterios contables utilizados. Es necesario entonces definir y especificar muy bien los tipos de contabilidad que pueden existir.

Se definen dos grandes categorías dentro de la contabilidad: Contabilidad Financiera y Contabilidad de Gestión o Administrativa.

La Contabilidad financiera se caracteriza por entregar cuantitativa a usuarios externos a la Empresa, tales como inversionistas (accionistas), acreedores, instituciones del gobierno, etc. Como estos usuarios no conocen la empresa y sus características individuales, y deben revisar muchas empresas, es necesario tener un conjunto de normas y principios contables comunes para todas ellas. Como sucede siempre que se establecen estándares comunes para todos, estos estándares pueden no ser útiles para reflejar las particularidades de cada uno.

La Contabilidad de Gestión o Administrativa, por el contrario, se orienta a generar información útil para los usuarios internos de la empresa, es decir, para sus propios administradores. En este caso no interesa tener normas y estándares comunes para todas las empresas, sino que el objetivo primordial es utilizar criterios y procedimientos que permitan sacar el mayor provecho posible a la información para una administración efectiva. Es este tipo de contabilidad entonces la que nos preocupa y servirá de base para establecer sistemas de información para la gestión, de acuerdo a criterios específicos y con claras consecuencias económicas para la toma de decisiones.

Los sistemas de Control de Gestión requieren identificar la información que se desea recoger, capturarla, para luego ordenarla y procesarla de una manera tal que permita contestar las preguntas que pueda tener un administrador. Con esta información disponible, será posible contestar preguntas y realizar análisis en temas tales como: saber si estamos siendo eficientes, decidir se  debe seguir produciendo, saber cuanto estamos ganando en un negocio, comparar con los resultados de la temporada anterior, fijar metas y controlar desempeño de los subordinados etc.

EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD DE GESTION EN LA ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL.

La Contabilidad de Gestión es parte del sistema de información necesaria para la administración de una empresa. Todos los administradores necesitan apoyarse en información interna de la empresa para tomar decisiones, planificar y controlar las actividades de la empresa. Toda empresa tiene metas tales como crecimiento, utilidades, generación de empleos, solvencia o disminución de costos, entre otras. Los administradores necesitan medir si el quehacer diario y de mediano plazo esta contribuyendo a lograr esas metas. Como en todas las cosas, en la empresa ocurre que si el administrador no mide el avance, muy probablemente se pierda la concentración y motivación en el esfuerzo.

En cierta forma, la Contabilidad de Gestión juega un papel similar al de un copiloto en una carrera, o al de un navegante en un barco. Copilotos y navegantes no son los conductores de sus vehículos, pero los conductores (administradores) necesitan apoyarse en información que les permita tener una noción precisa de su situación en cada momento del tiempo, y que les vayan anticipando lo que pueden ir encontrando adelante. De esta manera, los pilotos de automóviles y los capitanes de barco pueden concentrarse en establecer las metas y ritmos de avance, coordinar los recursos, controlar la contribución de cada parte, etc.

Como se sabe, el trabajo de un administrador puede definirse como manejar el proceso de tomar decisiones, planificar, dirigir, y controlar las actividades de la empresa. En cada una de estas actividades del administrador, la Contabilidad de Gestión entrega información y criterios útiles para mejorar su desempeño:

¨    Tomar decisiones: tener información y datos que permita estimar las relaciones de costos y beneficios de las diferentes alternativas disponibles.

¨    Planificar: tener información ordenada que permita una descripción financiera  operacional de las actividades a ejecutar.

¨    Dirigir: dar instrucciones y metas para el quehacer diario de la empresa.

¨    Controlar: contar con información que permita asegurarse que la empresa trabaja de la forma preestablecida de forma de alcanzar sus metas, o que contribuya a tomar las medidas correctivas oportunamente.

En síntesis, la Contabilidad de Gestión tiene cuatro objetivos principales:

1- ) Permite que los administradores dispongan de información para la toma de decisiones y para la planificación.

2- ) Apoya a los administradores para dirigir y controlar las actividades diarias

3- ) Motiva a los administradores y trabajadores para acercarse a las metas de la empresa.

4- ) Mide el desempeño de las subunidades de la empresa, sus encargados y a los demás trabajadores.

Cuando una empresa es pequeña, todas las labores son realizadas por pocas personas, y el administrador alcanza a supervisar personalmente las actividades y quehaceres de los demás trabajadores de la empresa. En este caso el administrador puede conocer sus costos, ingresos, utilidades y muchos otros parámetros económicos y productivos sin necesidad de un sistema de información muy elaborado.

Sin embargo cuando la empresa crece y se hace más compleja, el administrador necesita delegar y descentralizar las actividades y decisiones rutinarias dentro de su empresa. Para poder delegar y descentralizar, un administrador necesita precisamente un instrumento que le permita controlar las actividades sin necesidad de involucrarse personalmente en ellas. Un administrador incapaz de delegar y descentralizar se convertirá, muy probablemente, en un verdadero “cuello de botella” para el crecimiento y desarrollo de la empresa. Muchas veces los administradores no se atreven a delegar, o a dejar su empresa por algunas horas o días, por temor a que si ellos no están presentes, comenzaran a surgir problemas en la empresa...Este problema es muy real e importante, y su origen esta precisamente en la inexistencia de instrumentos que le permitan definir con claridad que es lo que el administrador espera de sus subordinados, así como también instrumentos que le permitan controlar sus actividades, sin tener que estar siempre presente supervisando personalmente a los demás.

 

*Licenciado en Ciencias Contables

  Postgrado en Derecho y Práctica Tributaria

   Especialista en Análisis de Gestión Agropecuaria

   Profesor de la Cátedra Introducción a los Costos Agropecuarios Administración Rural Uninorte

    Profesor de la Catedra Contabilidad Financiera IV Escuela de Contabilidad Universidad Nacional de Asuncion.

  Profesor de Grado y Postgrado de Imagro.